关于做好2017年归档工作的通知

 

各单位、各部门:

为做好2017年学校归档工作,确保各类材料及时、准确、完整归档,根据《中国药科大学档案管理办法》要求,现将归档有关事宜通知如下

一、归档范围

(一)201611日至1231日期间,学校各单位、部门在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物(市级以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗及校际交流中具有保存价值的实物)等不同载体形式的文件材料均应立卷归档。

(二)党委办公室、校长办公室接收的上级来文及本校发文,由综合档案室分类后,送交各立卷部门编写目录归档。

(三)各院部系将当年专科生、本科生、研究生的毕业照归档(纸质与电子版同步归档)。

(四)文件材料归档范围按照《中国药科大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》执行。

二、归档要求

(一)各单位应充分认识档案工作的重要性,加强组织,统筹安排,为兼职档案员提供充分的条件和时间,确保其在规定时间内,高质高效完成本单位的立卷归档工作。

(二)兼职档案员应认真审核归档材料是否齐全,重要文件是否有相应的标识(例如加盖单位印章、单位负责人或经办人签字)、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合档案要求等,确保归档文件内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档。

(三)加强电子文件的收集工作。各单位相关上报表格经系统生成后应留存一份打印稿,以便归档。图片、影像资料直接以光盘形式归档。

(四)历年应归档但尚未归档的文件材料,请各单位认真检查,查遗补漏,及时归档。

(五)归档具体要求按照《归档文件整理要求》执行。

三、归档时间

各类档案交接具体时间由综合档案室按照实际情况规定执行。如遇特殊情况,不能按时立卷归档的单位,请书面说明不能及时归档原因和延缓期限,经本单位负责档案工作的负责人签字、加盖公章后,送交校办综合档案室。

联系电话:86185494

联 系 人:吴 红    吴丽萍

(文内所涉文件规定请见校长办公室网站“档案管理”栏目)

                              校长办公室

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